オフィスレイアウトで書類を正しく管理

書類管理はどのオフィスにとっても重要な事項です。取引やプレゼンに必要な書類を紛失してはビジネスに大きな打撃となります。ただ日本の労働環境は、慣例で動いている面が強く、また個人の好きな方に書類やファイルが保管されている実態があります。「ベテラン社員のAさんは会社の資料を独占し、自分の机に収納している」や「書庫自体はあるが、Bさんは側の棚にファイルを保管し、Cさんは毎回違う机の引き出しに適当に書類を片付ける」といったケースが少なくありません。

オフィスレイアウトを一度見直し、書類を片付ける場所を社員全員で統一しましょう。必要であれば新しくファイルや書類を片付ける棚を購入すべきです。社員全員で話し合い、スタッフ皆が自然と利用した後の片付けが出来る場所に、専用の棚やラックを設置すれば、書類の管理が捗ります。また一人の社員が勝手に資料や機密データを独占するリスクが無くなりますので、オフィスレイアウトを改善する事で、業務が非常に円滑に進み始めるでしょう。

「整理整頓」とただスタッフに口で伝えるだけでは効果がありません。人は良いも悪いも環境によって働き方が変わります。オフィスレイアウトを見直し、書類が一元管理出来れば、社員同士の連絡もスムーズになりますし、情報の漏洩やファイルの紛失・盗難などのリスクも予め防止可能となります。オフィスレイアウトの一例として、書棚は社員全員の最も目にする位置が適当です。

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